Struktureret eventkoordinatorelev til Kontoret for Stakeholder Management

Brænder du for at koordinere, organisere og være den, der har det kølige overblik? Har du gå-på-mod, og sans for at give gæster den bedste eventoplevelse? Så er det måske dig, vi søger som eventkoordinatorelev i Stakeholder Management kontoret på DTU.

Stakeholder Management varetager bl.a. universitetets Akademiske Højtideligheder samt udvalgte events med direktionstilknytning. Både de større, med mellem 1000-5000 deltagere, og de mindre, med mellem 80-300 deltagere. Det er alt lige fra Årsfest, dimittendreceptioner og indvielser af nye bygninger til den årlige professormiddage og forelæsninger med nobelprismodtagere. Deltagerne er alt fra studerende på DTU til ambassadører, ministre og kongehus.

Arbejdsopgaver

Du vil indgå i kontoret for Stakeholder Management, men du vil også komme til at samarbejde med kollegaer på kryds og tværs af DTU.

Du vil i din elevtid beskæftige dig med:

• Udvikling og markedsføring af event: Fra konceptudvikling og opstilling af mål til indhentning af priser og udarbejdelse af invitationer og direct mails.
• Planlægning af events: fra udarbejdelse af drejebøger og minutplaner for afvikling til planlægning af indretning af faciliteter til events, forplejning og registrering af deltagere.
• Gennemførelse af events: Fra koordinering med samarbejdspartnere, budgetopfølgning af fakturering til deltagelse i events, evaluering og afrapportering. udarbejdelse af brandplaner udvikling af interne og eksterne eventretningslinjer samt bidrage til vores eventstrategi.
• Derudover vil du komme til at arbejde i forskellige event management systemer

Du skal være forberedt på vekslende arbejdstider, herunder aften, i forbindelse med afholdelse af events, ca. 10 gange om året.

Hvad tilbyder vi dig

Vi tilbyder en uddannelse i et alsidigt og lærerigt miljø med engagerede kollegaer. Stakeholder management kontoret er bygget op gennem flere år på universitetet, og er nu DTU’s garant for at universitets akademiske højtideligheder har en høj kvalitet. Det skal du være med til at føre videre. I takt med din faglige udvikling vil dine arbejdsopgaver naturligt blive mere komplekse og udfordrende, og du vil få mere ansvar.

Vi lægger vægt på, at du:

• er udadvendt, engageret og god til at samarbejde
• tager initiativ og ansvar
• er positiv, serviceminded og præsentabel og gerne naturlig smilende
• er struktureret og organiseret
• taler og skriver flydende dansk og engelsk

Tidligere erfaring fra arbejde med IT systemer vil klart være en fordel.

Inden ansættelsesstart har du derudover bestået højere handelseksamen (HHX) + 5 ugers grundforløb med event som speciale eller bestået højere teknisk eksamen (HTX), højere forberedelseseksamen (HF), studentereksamen (STX) suppleret med 10 ugers handelsgrundkursus (HGS), med event som speciale” eller du har en merkantil grunduddannelse, Hg2 eller et GF2 bevis med event som speciale efter reformen.

Løn og ansættelsesvilkår

Løn- og ansættelsesvilkår i henhold til OAO-S-fællesoverenskomsten og organisationsaftale for kontorfunktionærer, laboranter og It-medarbejdere (HK/Stat). Forventet startdato er 1. december 2024.

Du vil referere til kontorchefen for Stakeholder Management. Din daglige garant for faglig udvikling bliver kontorets specialkonsulent for events.

Arbejdssted er Lyngby Campus under Afdeling for Policy og Relationer.

Ansøgning og kontakt

Vi skal modtage din online ansøgning senest den 18. november 2024. Åbn linket via "Ansøg nu" knappen, hvor du udfylder ansøgningsformularen samt vedhæfter motiveret ansøgning, CV og eksamensbeviser.

Ønsker du flere oplysninger om stillingen, er du velkommen til at kontakte specialkonsulent for events, Ida Krøll på iemk@dtu.dk.

Samtaler finder sted i uge 47-48.

Ansøgninger modtaget efter ansøgningsfristens udløb tages ikke i betragtning.

Alle interesserede uanset alder, køn, handicap, race, religion eller etnisk tilhørsforhold, opfordres til at søge stillingen. Da stillingen beskæftiger sig med forskning i kritisk teknologi, hvormed der gælder særlige regler for blandt andet sikkerhed og eksportkontrol, vil der blive foretage open source-baggrundstjek af kvalificerede kandidater til stillingen.

Venligst henvis til elevportalen.dk ved ansøgning